5 usos prácticos de Excel para mejorar la gestión de stock en farmacia

La gestión de stock en una farmacia es clave para su eficiencia. Hazla bien y tendrás una base sólida sobre la que aumentar tu rentabilidad. Falla, despreocúpate e irá todo cuesta arriba mientras generas pérdidas, bajas tu rendimiento e incluso dañas tu imagen. ¿Cómo optimizar esta tarea con Excel? Conoce 5 usos prácticos.

Ventajas de Excel en la gestión de stock de farmacia

Gestionar el stock de la farmacia es un rompecabezas.

Por un lado, tu nivel de existencias debe cubrir la demanda de tus clientes. Si te piden algo y no lo tienes, golpeas su satisfacción. Si eran nuevos, probablemente ya los has perdido.

Por otro lado, debes procurar no irte al otro extremo. Es decir, no sobreestocarte o tener stock parado que incremente tus costes de almacén y que además pueda caducar y echarse a perder.

Por último, todo ese conjunto de referencias debe darte la máxima rentabilidad con la mínima inversión. Hay que considerar aspectos estratégicos, ajustarse a los presupuestos, atender a los cambios de precios, etc.

Un rompecabezas que dominas o te domina.

Excel te permite dominarlo. 

Es una herramienta que hace esta gestión mucho más eficiente de cara a mantener el stock ideal, evitar pérdidas y optimizar el rendimiento de la farmacia. Tanto en medicamento como en complementos alimenticios, cosmética y demás categorías.

¿Por qué?

• Facilita el análisis y visualización de datos. Excel da múltiples opciones para organizar, manejar, representar y estudiar de manera global o individual todas las variables asociadas a los stocks. 
• Puedes profundizar poco o mucho. Algunas de esas opciones son más simples y otras más complejas. El límite lo pones tú según tus necesidades, tu conocimiento y tus ganas de explorar. 
• Es versátil. Con Excel puedes examinar de forma precisa aspectos cuantitativos (cantidades, caducidades, máximos y mínimos…) y cualitativos (preferencias de consumo, condiciones de laboratorios…).
• Y muy intuitivo. Al principio como es lógico parece un mundo, pero en cuanto te pones descubres que es un programa muy amigable. Incluso personal de tu farmacia que no se lleve bien con la informática se hará con ello.
• Se integra con otros softwares. La mayoría como Farmatic, Nixfarma o Bitfarma te dejan exportar a Excel.

Usos de Excel en la gestión de stock de farmacia

Ya en un artículo anterior vimos 10 usos de Excel para el farmacéutico. 

Una de las áreas de la farmacia donde más brilla esta herramienta es sin duda en la gestión del stock. Te ponemos 5 aplicaciones, aunque hay bastantes más. 

#1 Analizar de forma eficiente el stock con tablas dinámicas

Una de las funciones más prácticas de Excel son las tablas dinámicas.

Básicamente son tablas que te permiten filtrar, agrupar y ordenar los datos de tu stock para que sean muchísimo más claros. Por tipología de producto, categoría, proveedor, tiempos de entrega, fecha de compra, lugar en almacén, PVP, ventas, etc.

Puedes jugar con los distintos parámetros para sacar conclusiones y actuar de la manera más conveniente en cada caso. 

Te ponemos un ejemplo.

Usando tablas dinámicas podrías de forma muy precisa clasificar artículos para el método ABC (según su rotación: alta A, media B o baja C). Con ello ajustar mejor los stocks mínimos y máximos de tu farmacia, definir prioridades y facilitar tu gestión.

Por supuesto es una función que da mucho más de sí.

Evaluar tu porcentaje de sobrestock en agrupaciones concretas, calcular coeficientes de rotación específicos, optimizar los inventarios… Decenas de posibilidades.

#2 Hacer previsiones más acertadas de la demanda

¿Qué te piden en tu farmacia?

Una pregunta tan simple como compleja, porque hay muchos factores que influyen en la demanda de los usuarios. Sumado a la enorme variedad de categorías y referencias que hay en una botica, a veces es casi imposible no fallar en alguna petición.

Analizando tu stock con Excel podrías:

• Identificar tendencias de consumo. ¿Qué productos se están vendiendo cada vez más o menos? ¿Cuáles salen más durante periodos concretos del año? En una hoja de cálculo puedes evaluarlo para mejorar tus previsiones.
• Estudiar el comportamiento de tus clientes. ¿Qué compran, cuánto y por qué? ¿Cuáles son sus preferencias? ¿Si introduzco esta nueva marca les interesaría? ¿Si quito prioridad a esta otra les afectaría de algún modo?
• Evitar roturas de stock. Mediante indicadores, tablas, gráficas, etc., puedes examinar de forma continua qué se demanda en tu farmacia e ir gestionando el stock para evitar dar faltas. A veces son inevitables, pero así las minimizas.

#3 Personalizar avisos para evitar que caduquen productos

¿Cuántas referencias se llegan a gestionar en una farmacia?

Sin un sistema sólido de control de caducidades puede ocurrir que un producto te venza y ni siquiera te des cuenta de ello hasta que un cliente te lo pida. 

Eso evidentemente es un problema.

Excel te permite crear una base de datos con todos tus artículos, cantidades, precios, fechas de vencimiento, etc., y personalizar alertas de todo tipo:

• Que te notifiquen con la antelación que quieras de cuándo algo va a caducar.
• Que te indiquen cómo se debe dinamizar ese stock para no perderlo.
• Que te recuerden hacer una devolución antes de que pase el plazo.
• Que te avisen de cuándo un encargo no recogido debe movilizarse.

También da la opción de aplicar formatos condicionales para que salten mensajes llamativos y todo sea mucho más visual.

#4 Ajustar mejor los pedidos para maximizar tu rentabilidad

Uno de los errores más frecuentes en la gestión del stock de una farmacia es comprar de forma impulsiva o basarse en suposiciones en vez de en datos. 

Precios, márgenes, bonificaciones, tiempos de suministro…

Con Excel lo primero que puedes hacer es comparar las condiciones de los proveedores. No solo con el fin de establecer nuevas alianzas, sino también de ir evaluando a aquellos con los que ya trabajas. 

Luego puedes contrastar esas condiciones con tu histórico de ventas, tus productos ABC, etc., para determinar qué tipo de pedido te interesa más hacer. ¿Diario a mayorista, directo a laboratorio o transfer?

Un par de ejemplos:

• Si analizando tus ventas ves que una marca se compra mucho, quizá es preferible que hagas un pedido grande a laboratorio para aprovechar los descuentos. Tu margen sería mayor que si pides a mayorista o por transfer.
• ¿Y si una presentación está saliendo poco? Entonces tal vez deberías rechazar esa rebaja tan jugosa que te proponen y meterlo en un pedido diario más pequeño. Lograrías menos margen pero evitarías pérdidas por sobrestock.

Otra cosa que puedes hacer con Excel es calcular el tiempo medio que tardas en vender una cantidad X de producto. Conocer ese dato te permitirá adaptar la compra de modo que puedas autofinanciarla (vender todo antes de pagar).

Como es natural, todo este mayor dominio sobre tus estadísticas te va a dar fuerza a la hora de negociar mejores condiciones con tus proveedores.

#5 Diseñar y monitorizar acciones para reducir stock parado

El stock parado es veneno para la rentabilidad de una farmacia.

¿Qué podrías hacer con Excel para gestionarlo?

De manera periódica:

1. Identificar qué productos llevan al menos 6 meses en tu stock sin haber provocado ninguna venta y cuáles han estado más tiempo sin moverse.
2. Agrupar esas referencias por familias o categorías: medicamentos, dermocosmética, herbolario, higiene íntima, etc.
3. Determinar cuáles tienen más stock parado para priorizar aquellas que más riesgos o pérdidas te estén generando.
4. Analizar las causas y la mejor estrategia de movilización. ¿La demanda ha caído porque ya no se publicita? ¿El cliente ha perdido interés y coge otros productos? Con una promoción y formación al personal podrías remontarlo.
5. Hacer un seguimiento de la eficacia del plan en cuanto a ventas, rotación y rendimiento general. ¿Estás logrando disminuir ese stock parado o no?

Curso online de Excel para farmacia: optimiza tu gestión

¿Aún no te apañas muy bien con Excel?

Como decíamos al principio, es una herramienta muy intuitiva. No obstante, es verdad que si tienes poco tiempo para investigarla es probable que no le saques mucho jugo.

Si quieres estar exprimiéndola cuanto antes para optimizar tus procesos, entre los cursos online de Faes Farma Farmacias tienes uno específico de Excel para farmacias. 

Se divide en varios niveles formativos para que puedas dominar desde lo más básico hasta lo más avanzado. Está pensado tanto para quienes parten de cero como para los que ya tienen un conocimiento previo.

Son lecciones prácticas en vídeo en las que aprenderás a manejar todas las funciones de Excel aplicables a la gestión de una farmacia. En lo referente al stock como has visto es un programa muy versátil. 

Es gratuito. Solo tienes que registrarte en nuestra web.

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Sobre la gestión de stock, para ampliar:

• Mud S, Mud F, Castelló MD, Mud F, Martínez J. Aplicación del método ABC en la gestión del stock de una farmacia comunitaria. Rev. O.F.I.L. 2016, 26;1. Fuente.
• McGraw-Hill. La gestión de stocks [Internet]. Mheducation.es [citado el 5 de diciembre de 2024]. Fuente.

MDIG-1-000554-2024