Gestionar una farmacia es exigente y por momentos muy agotador. La falta de tiempo, el exceso de tareas y los “fuegos» diarios causan un estrés que termina afectando en la relación con clientes, pacientes, proveedores y compañeros. En este contexto, Excel es como una botella de oxígeno.
Contenido
¿Qué importancia tiene manejar Excel en una farmacia?
Qué se puede hacer en Excel que sirva para una farmacia
- 10 usos prácticos de Excel en la gestión de una oficina de farmacia
- ¿Pero es necesario que sepa Excel si tengo un programa para la farmacia?
¿Qué importancia tiene manejar Excel en una farmacia?
En pocas palabras, te facilita la vida.
Un buen dominio de Excel te permite organizar de forma mucho más simple, rápida e intuitiva diversas tareas y procesos de la farmacia. Sobre todo los que implican cifras, volúmenes y cantidades.
Es decir, la mayoría:
- Equipo. Horarios, vacaciones, incentivos, guardias, responsabilidades… Puedes tener todo en orden para prevenir malentendidos, examinar el desempeño laboral y asegurar el correcto flujo de trabajo.
- Contabilidad. Aunque hay herramientas más concretas, Excel es muy útil para estudiar con enorme sencillez la salud financiera de tu farmacia.
- Tesorería. Las hojas de cálculo facilitan en gran medida la gestión de la tesorería y permite anticiparse a problemas de liquidez.
- Stock. Uno de los principales desagües por donde se pierde rentabilidad. Con Excel puedes llevar un control exhaustivo de tus compras e inventario para evitar pérdidas por sobrestock, producto parado o clientes insatisfechos.
- Plan de negocio. Objetivos, acciones estratégicas, marketing y publicidad, digitalización, rendimiento… Puedes hacer cálculos, análisis y seguimientos muchísimo más precisos para mejorar la toma de decisiones.
Hablamos de manejar de manera más eficiente la inmensa cantidad de datos que genera a diario una farmacia. ¿Para qué? Para ahorrar tiempo, aumentar la rentabilidad y poder ofrecer un servicio farmacéutico de mayor calidad.
Y, ante todo, ganar en tranquilidad.
Qué se puede hacer en Excel que sirva para una farmacia
Con Excel en las farmacias suele pasar como en las casas con la lavadora.
Se usan siempre las 2 o 3 mismas funciones básicas para lavar todo. Un día te da por leer el manual y descubres que todos esos dibujitos y teclas hasta ahora casi invisibles para ti abren un sin fin de posibilidades.
Las aplicas y menuda diferencia cómo sale la ropa.
Excel es una herramienta muy versátil que te permite ordenar, buscar, verificar, filtrar y comparar todo tipo de datos para tener una visión mucho más clara de los diferentes aspectos del negocio.
10 usos prácticos de Excel en la gestión de una oficina de farmacia
Te nombramos diez a modo de ejemplo, hay más:
- Optimizar compras. Excel te permite analizar de forma sencilla tu histórico de ventas y tendencias para ajustar tus pedidos, definir mínimos y máximos, reducir problemas de inventario y lograr una mayor rentabilidad.
- Comparar proveedores, condiciones de compra ypresupuestos para ver cuál te encaja más. También puedes monitorizar el servicio que te dan: entregas, frecuencia de retrasos, número de incidencias….
- Registrar y controlar caducidades. Puedes por ejemplo crear filtros para saber qué medicamentos están cerca de caducar, cuáles “dan más fecha”, qué categorías te dan más la lata con los vencimientos, etc.
- Conocer las zonas frías y calientes de la farmacia. Puedes ver qué espacios te generan más ventas y cuáles menos. Así sabrás cómo optimizar la distribución y dónde colocar los productos que te interese dar salida.
- Evaluar campañas de marketing y publicidad (web, ecommerce, redes, Ads, escaparates, expositores…) para identificar qué canales y acciones te dan más retorno de la inversión.
- Monitorizar cómo rinde cada producto, servicio o categoría: cantidad de operaciones, nuevas citas o volumen de ventas por periodo de tiempo, ticket medio, nivel de rotación, margen de beneficio, etc.
- Investigar el perfil de tus clientes. Puedes crear una base de datos en Excel en la que estudiaredad, sexo, historial de compras, preferencias, gasto promedio, encuestas… Muy útil para idear estrategias más efectivas.
- Registrar reacciones adversas para trasladar a Farmacovigilancia. Puedes elaborar tablas en las que se pueda apuntar y clasificar con facilidad cualquier efecto adverso.
- Cuadrar el horario de la farmacia con los del equipo para que se cubran sin incidencias los picos de afluencia.
- Crear informes visuales para facilitar los análisis o comunicar información relevante de un modo eficaz al personal, proveedores u otros interesados (¿conoces los distintos tipos de gráficos de Excel?).
¿Pero es necesario que sepa Excel si tengo un programa para la farmacia?
Necesario como tal no, aunque siguiendo la analogía de la lavadora, tu ropa se va a conservar mucho peor que si exprimes los programas de lavado.
Fíjate que los softwares habituales te dan la opción de exportar a XLS, el formato nativo de Excel. Farmatic, Unycop, Nixfarma…
¿Por qué?
Básicamente para que puedas trabajar con mucha más facilidad y eficacia los datos. Excel tiene decenas de funciones para realizar análisis muy eficientes. Un ejemplo son las tablas dinámicas.
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Esta herramienta no es complicada, pero puede llevar bastante tiempo dominarla si tratas de aprender por tu cuenta.
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