Tipos de pedidos en una farmacia: lo bueno, lo malo y 5 claves para una gestión eficiente

Saber comprar en una farmacia es casi igual de importante que saber vender. Bueno, sin el “casi”. Se pueden hacer varios tipos de pedidos y cada uno tiene sus ventajas y desventajas. Conócelos y apunta estas 5 claves para una gestión más eficiente.

Los 3 tipos de pedidos en una farmacia: pros y contras

Pedido a mayorista

El pedido diario para reaprovisionarte en la farmacia.

Se hace al almacén distribuidor, normalmente uno o dos cada día.

Ventajas:

• Entregas rápidas. Respetando unas franjas horarias que dependen del mayorista, lo que solicitas por la mañana te llega en cuestión de horas o la misma tarde. Algunos tienen incluso un servicio de urgencia.
• Puedes pedir de forma unitaria. Es un buen sistema para reponer productos de baja-media rotación que no salen a diario. Así evitas estocarte en exceso.
• Contacto con varios almacenes. Si el software te dice que no hay stock en el almacén principal al que pides, los mayoristas suelen dar la opción de contactar con los de otras ciudades a ver si tienen.

La mayor desventaja es que hay un menor margen de beneficio, ya que se aplica un cargo al PVL. Es el tipo de pedido que menos rentabilidad permite a una farmacia.

Pedido directo a laboratorio

Sin intermediarios.

Se gestiona con el laboratorio sin interceder el distribuidor. Hablas con el delegado para conocer y acordar condiciones.

Ventajas:

• Compras a PVL. Te ahorras los recargos de los mayoristas y se incrementa tu margen.
• Optas a descuentos, bonificaciones y promos exclusivas que aumentan aún más tu beneficio si alcanzas ciertos requisitos. Si prevés un alto número de ventas y ajustas bien, es el tipo de pedido más rentable para una farmacia.
• El pago suele ser aplazado a 30, 60, 90 días o más a veces. Si te planificas, dinamizas el sell out y vendes antes de pagar, puedes financiar la inversión con las propias ganancias.

Desventajas:

• Requiere un mínimo de unidades. Varía según el laboratorio y el acuerdo que tengas con ellos, pero lo más común es que te exijan un mínimo de compra para que les salgan las cuentas.
• Mayor riesgo de compras impulsivas sin retorno por querer llegar a los descuentos y bonificaciones. Si no analizas bien tus ventas, es muy muy fácil que termines acumulando pérdidas por sobrestock o existencias paradas.
• Los tiempos. Suelen tardar unos 4-5 días sin contar los fines de semana. Por tanto, tienes que organizarte bien para no quedarte sin stock.

Respecto a las dos primeras desventajas, hay farmacéuticos que lo que hacen es organizar grupos de compra entre varias farmacias. Así pueden llegar a las condiciones del laboratorio sin invertir ni arriesgar demasiado.

Pedido transfer

Un punto medio entre los dos anteriores.

Pides al laboratorio pero la entrega se gestiona con el mayorista. Una modalidad parecida es a través de un operador logístico.

Respecto al pedido directo:

• Las bonificaciones y descuentos son menos exigentes, aunque más pequeños. También suelen darte plazos de pago.
• El margen es menor. En general compras a precio de venta del almacén, no a PVL. Eso sí, con las reducciones que haya acordado este con el laboratorio.

5 claves para una gestión eficaz de los pedidos en farmacia

#1 Estudia bien todas las condiciones de compra

De cada laboratorio y de cada mayorista:

• Precios, márgenes y formas de pago.
• Descuentos, bonificaciones, rápeles.
• Historial de retrasos e incidencias.
• Tiempo máximo de suministro.
• Programas de fidelización.
• Acciones personalizadas.
• Políticas de devolución.
• Medios de sell out.
• Formación…

Compara qué te ofrecen para cada producto en concreto. Puede variar.

También es conveniente que analices al propio proveedor cuando estés mirando dónde pedir. Aspectos como su situación financiera, su actitud frente a los avances tecnológicos o las garantías de calidad que ofrecen.

#2 Visión estratégica, prudente y realista

No te precipites al decidir tus compras y tipos de pedidos en la farmacia.

Por ejemplo, si sabes que sacas mucho de un producto, quizá prefieras un pedido directo más grande que varios “mini-transfers”. El ahorro puede ser bastante alto, siempre considerando un PVL bueno, plazo de pago largo y condiciones óptimas.

Algunas recomendaciones:

• Piensa de forma global y no sucumbas ante descuentos.Ajusta las compras según tus objetivos, estrategia y necesidades. Estudia el perfil de tu cliente, tu diferenciación de mercado, tu stock actual, tu histórico de ventas, etc.
• Lleva un buen control de tu inventario. Define mínimos y máximos, asegúrate de que realmente debes reponer algo antes de pedirlo y en general evita estos 9 errores frecuentes en la gestión del inventario de la farmacia.
• Ten el número de proveedores justos y necesarios para lograr la mayor rentabilidad en cada categoría. Dispón de una alternativa para evitar dar faltas si un día el proveedor principal te falla.

#3 Mejora tu capacidad de negociación y comunicación

Fundamental para que puedas cerrar condiciones más favorables.

En este aspecto ten claro qué buscan tus proveedores de ti y qué números manejas con sus productos para disponer de una mayor fuerza de negociación.

A veces vas a poder jugar con laboratorio y distribuidor para llegar a acuerdos que sean entre ellos dos y obtener tú un descuento en los pedidos.

#4 Valora margen y rotación, no solo margen

Es un error fijarse solo en el margen que obtienes. Por ejemplo, si pides a mayorista será menor que a laboratorio, pero puede ser preferible a sobreestocarte por querer alcanzar el volumen mínimo de compra que este último te exige.

Considera también tu servicio como farmacéutico. A veces es mejor tener un medicamento el mismo día para satisfacer al paciente aunque logres menos margen.

Lo que te decíamos antes, piensa de forma global.

#5 Usa una herramienta que te facilite el análisis de datos

Una tan sencilla y potente como Excel tiene múltiples usos para un farmacéutico.

Dentro de la gestión de los diferentes tipos de pedidos, puedes:

• Ajustar mejor tu previsión de ventas a los plazos de pago. Es decir, calcular de manera más precisa cuánto comprar para que, cuando llegue el momento de abonar el pedido, puedas hacerlo con las ganancias.
• Comparar condiciones de un modo fácil, visual y exhaustivo. Son un montón de datos que desperdigados sobre la mesa son muy difíciles de manejar. Dominar las hojas de cálculo te lo simplifica muchísimo.
• Conocer tu posición con cada proveedor. Podrás definir muy bien cuántas de tus ventas corresponden a sus productos y presentárselo para conseguir mejores condiciones.

Entre otras cosas. Es una herramienta básica de gestión.

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Referencias y recursos adicionales

Pueden interesarte: cursos online para oficina de farmacia.

Sobre la gestión de los distintos tipos de pedidos:

• Taboada P. La planificación de compras en la farmacia. Farmacia Profesional. 2015; 29(6):14-16. Fuente.
• Díez ML. Curso de compras y gestión activa de stocks Capítulo 2. Farmacia Profesional. 2007; 21(4):32-36. Fuente.

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