Gestión del inventario de la farmacia: 9 errores frecuentes y cómo evitarlos

Una forma muy simple de dañar la rentabilidad e imagen de tu farmacia es llevar una mala gestión del inventario. Pierdes dinero por exceso de existencias, stock parado o clientes insatisfechos que no vuelven porque no has cubierto su demanda. Optimizar es esencial, pero no fácil. ¿Cometes alguno de estos errores?

#1 No dar prioridad a los inventarios en la farmacia

¿Cada cuánto haces inventario?

No es raro encontrarse farmacias que los realizan con muy poca frecuencia o que es un tema que lo tienen al fondo de su lista de prioridades.

• Haz al menos un inventario completo 1 o 2 veces al año. Comprueba que la cantidad real y física de todas tus referencias coincide con la que está registrada en tu software.
• Muy aconsejable: realiza un inventario continuo o rotativo semanal en el que te centres en zonas o categorías concretas. Te permitirá detectar el sobrestock o stock parado antes de que tenga consecuencias.
• También un inventario permanente. Es decir, día a día a la par que recepcionas. Mira qué cantidad de producto marca el programa informático y verifica al colocarlo que es correcto.

#2 No dedicar los recursos necesarios a hacer inventario

El inventario de una farmacia es grande y muy variado en referencias, así que al revisarlo es clave dedicarle la atención, el tiempo y la planificación suficientes.

Algunas recomendaciones:

• Hazlo a puerta cerrada si es posible para evitar movimientos de stock e interrupciones continuas que dificulten la tarea. Si no puedes cerrar, entonces cuando haya poca afluencia.
• Responsabiliza a dos personas para una mayor eficiencia en el proceso. Pueden ser auxiliares, técnicos o farmacéuticos.
• Da la formación apropiada. Lo hagas tú o delegues, debéis conocer al dedillo el sistema de inventario y su importancia.
• Implementa medidas de seguridad para prevenir robos y detectar hurtos.

#3 Compras impulsivas sin visión estratégica de la farmacia

Comprar sin control es muy problemático.

Ejemplo 1: farmacia rural en una zona de edad media avanzada.

Por aprovechar una bonificación haces un pedido grande de leches infantiles. Pasa el tiempo y terminas con sobrante en el inventario, stock parado y problemas de espacio. Te das cuenta de que en la población local hay pocas familias con niños pequeños.

Ejemplo 2: promoción muy jugosa de una línea de alta cosmética antiedad.

Te la pintan tan bien y tienen una oferta tan buena por volumen, que compras muchas unidades. A los meses te frustras porque no hay manera de venderlo. Resulta que vives en un área joven de renta baja y la demanda de estos productos es ínfima.

Ejemplo 3: nueva jalea real ecológica, que ahora se lleva lo sostenible.

Piensas que al ser “eco” te ayudará con las ventas, así que pides bastante para que te hagan rebaja. No caes en que tu competidor local se especializa en esta categoría y absorbe mucha cuota de mercado. ¿Cuánta gente te cogerá a ti esa jalea real?

Sé estratega al comprar.

¿Qué tipo de farmacia soy? ¿Cuáles son las características demográficas de mi región? ¿Cuál es mi competencia y cómo puedo diferenciarme? ¿Qué productos me dan mayor rentabilidad? Etcétera.

Esto nos lleva al siguiente error.

#4 Basar tus decisiones en suposiciones y no en datos

El conocimiento y la experiencia son muy útiles para orientar acciones, pero los datos objetivos son la prueba del algodón.

Y en muchas ocasiones sorprenden.

La idea es que con tu inventario puedas cubrir la demanda y dar un servicio excelente invirtiendo lo mínimo. Y para eso debes ajustar muy bien lo que compras.

Antes de hacer los pedidos:

• Revisa familia a familia y por laboratorio lo que ofreces en tu farmacia. Cada categoría tiene su propia idiosincrasia.
• Analiza ventas, rotación, demanda y estacionalidad para determinar los stocks. Puede servirte el modelo ABCD (más información en referencias).
• Estudia cada proveedor: tiempos de entrega, posibles retrasos, condiciones de compra, ofertas, fluidez en la comunicación si surgen incidencias, etc.

#5 Recepción de pedidos desorganizada

La persona que recepciona debe tener una zona apropiada para ello en la farmacia y un método eficiente que le permita identificar qué ha metido ya y qué no.

Sobre todo si es un farmacéutico que está haciendo guardia solo. Es habitual que en mitad de la recepción tenga que atender, lo que luego le puede llevar a despistes que afecten al registro de entradas en el inventario.

#6 Caos en el almacenaje de la farmacia

El desorden en el almacén, cajoneras y lineales es caldo de cultivo para fallar al hacer inventarios. Si por ejemplo un medicamento o producto que sea está desperdigado por varios lugares de la farmacia, es fácil saltarse algunas unidades al contar.

Con todo ordenadito se reducen los errores, se encuentra todo más rápido, aumenta la productividad del personal y mejora la experiencia del cliente.

Los encargos tenlos bien localizados para devolverlos antes de que te toque asumir el gasto si se han quedado huérfanos.

#7 Descontrol en el seguimiento de caducidades

Producto vencido, dinero perdido.

Es básico monitorizar las caducidades del inventario para poder actuar a tiempoy agilizar ventas si se aproximan. O para saber cuándo debes retirar algo, reponerlo, sustituirlo o tramitar una devolución (según proceda).

Especial atención si sufres sobrestock. A más exceso de existencias tengas en la farmacia, más probable es que te caduquen antes de poder darlas salida.

#8 Fallos al vender o dispensar que alteran el stock

Puede ocurrir por ejemplo que se duplique una venta o dispensación, una causa común de stocks negativos. El software de la farmacia registra la salida de 2 unidades del inventario cuando solo ha habido una.

Hay que fijarse bien, aunque a veces son errores humanos que por mucha atención que se preste pueden suceder.

#9 No saber llevar el inventario con el programa de la farmacia

¿Qué tal te manejas con la informática?

Si no sabes usar bien el software de tu farmacia, no vas a ser capaz de hacer una gestión y seguimiento eficaces de tu stock.

En este sentido, ten en cuenta que con la mayoría de estos programas puedes exportar la información a Excel, una herramienta muy útil para el farmacéutico.

En cuanto a los inventarios, te permite:

• Hacer análisis más precisos y ágiles para aumentar tu rentabilidad. Cuánta cantidad de producto debo mantener, cuáles funcionan mejor y vale la pena potenciar (o al revés), qué lineales tengo que dinamizar…
• Crear una base de datos para el control exhaustivo de tus existencias: volúmenes, precios, caducidades, ventas, faltas de medicamentos, lotes, etc.
• Acceso fácil y rápido para todo el equipo.

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Referencias

• Gasbarrino S. Qué es un inventario: concepto, tipos y ejemplos [Internet]. HubSpot; 2023 [citado el 26 de junio de 2024]. Fuente.
• COFM Servicios 31, Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid. Gestión de stock en farmacia para obtener más rentabilidad [Internet]. COFMS31; 2022 [citado el 26 de junio de 2024]. Fuente.
• De la Fuente L. Las claves en la gestión del stock en la oficina de farmacia. Farmacia Profesional. 2014; 28(3):15-17. Fuente.
• Mud Castelló S, Mud Castelló F, Castelló Alberola MD, Mud Gadea F, Martínez Moreno J. Aplicación del método ABC en la gestión del stock de una farmacia comunitaria. Rev OFIL. 2016; 26(1). Fuente.

MDIG-1-000353-2024