Stocks máximos y mínimos: cómo definirlos y claves para su gestión en la farmacia

Exceso de existencias, productos parados, faltas frecuentes… Todo ello hunde la rentabilidad de la farmacia y pone en peligro su sostenibilidad. Definir correctamente los stocks máximos y mínimos es crucial para mantener un almacén sano y evitar estos problemas. Conoce cómo hacerlo y las claves para una buena gestión.

Importancia del stock máximo y mínimo en una farmacia

Cómo afecta una mala gestión de stocks

Imagina que quieres regular el termostato de tu casa.

Si te pasas de temperatura, te sobra ropa y derrochas recursos a lo tonto. Si la pones muy baja, vas a tener frío y la gente estará incómoda cuando vaya a visitarte.

Con los stocks máximos y mínimos de la farmacia pasa igual.

Un pequeño repaso:

• Stock máximo: cantidad límite que conviene tener de cada referencia para cubrir la demanda de los clientes sin generar sobrantes.
• Stock mínimo o de seguridad: el menor nivel necesario para evitar roturas y protegerte de imprevistos. Retrasos del proveedor, picos de ventas, robos, etc.
• Punto de pedido: el momento en el que hay que reponer para alcanzar el stock máximo. Lo marca el stock mínimo.

Bien.

¿Qué ocurre si no fijas un stock máximo óptimo y te sobreestocas?

Que ropa no, lo que te sobran son existencias. Un exceso que te ocupa espacio, aumenta tus costes de almacenaje y que puede provocarte pérdidas directas si te caducan los productos, quedan obsoletos o hay bajadas de precio.

Es capital inmovilizado que te dificulta afrontar pagos e inversiones prioritarias. Un agujero en tu tesorería que hasta puede ponerte en la cuerda floja.

¿Y si no defines bien tu mínimo y te quedas corto de stock?

Pues que un día te piden por ejemplo un antidiabético oral y a pesar de no estar en desabastecimiento… “Lo siento, no lo tenemos”. Pierdes una dispensación y la persona que venía por primera vez probablemente no vuelva. No le das confianza.

Sin un colchón adecuado de unidades te arriesgas a bajar tanto la temperatura como para dañar la satisfacción del usuario, la calidad de tu servicio y tu imagen.

Ajustar bien el “termostato” de tu stock es esencial

El objetivo principal en la gestión del stock de la farmacia es lograr con la menor inversión la mayor rentabilidad, cubriendo la demanda de tu público sin que sobren existencias ni estén paradas. Equilibrar lo que compras con lo que vendes.

Para eso es clave ajustar los máximos y mínimos en tu software. Siguiendo la analogía del termostato: establecer bien los límites en la temperatura para que no haga frío ni calor. Tanto para medicamentos como para parafarmacia.

¿Por qué?

• Optimizas recursos: disminuyen tus costes y se incrementa tu liquidez.
• Previenes pérdidas: ventas, productos caducados, clientes insatisfechos.
• Mejoras tu servicio: eres más eficiente, das menos faltas y fidelizas más.
• Aumentas tus beneficios y por tanto tu sostenibilidad.

En definitiva, ganas control sobre tu inventario, lo cual es básico para potenciar tu rendimiento económico.

Cómo definir stocks máximos y mínimos en la farmacia

Los 7 factores más importantes a considerar

Cada farmacia es un mundo. Para una misma referencia o familia de productos el stock máximo y mínimo apropiado puede ser completamente distinto.

¿Qué debes tener en cuenta?

1. Demanda. A más ventas, más existencias hacen falta. Esto varía según el tipo de farmacia (urbana, rural, de paso…), los precios, la población mayoritaria en la zona, la presencia de hospitales y colegios, la estacionalidad y campañas, etc.
2. Condiciones de compra. ¿Qué descuentos te hacen? ¿Te aplican rápeles? Tipo de pedido, coste, márgenes, plazos de pago, políticas de devolución… Todo ello influye en cuánto, cómo y cuándo te conviene comprar.
3. Tiempos de entrega. Si repones a diario con el mayorista y te surte en horas, puedes ajustar más el stock. Si pides directo al laboratorio, que suelen tardar más, debes tener suficiente como para no quedarte a 0 antes de que llegue. 
4. Tu espacio disponible y características del producto. Caducidad, volumen, fácilmente apilable o no, necesidad de frío, riesgo de que quede obsoleto o baje el precio… Aspectos a valorar de cara a fijar el stock máximo.
5. Tu estrategia de marca. Si por ejemplo apuestas fuerte por una categoría determinada (dermo, veterinaria, fitoterapia…), es lógico que mantengas cierto número de unidades aunque no roten demasiado. 
6. Compromiso con el servicio. El farmacéutico debe garantizar una mínima disponibilidad de ciertos productos para dar respuesta inmediata a las necesidades de clientes y pacientes. Eso también es parte de su valor sanitario.
7. Costes de almacenaje, tanto operativos como administrativos. Por ejemplo, el tiempo que dedica el personal a la organización del stock.

Método ABCD para fijar máximos y mínimos

El método ABCD es uno de los más usados en farmacias para optimizar la gestión del stock. Permite marcar máximos y mínimos con gran precisión.

Fíjate, es muy sencillo.

La idea es clasificar los productos de tu inventario en 4 grupos:

• A: alta rotación. Son los que mayor volumen de ventas generan, al menos una unidad diaria (30 al mes).
• B: media rotación. Se venden con cierta regularidad, pero no a diario. Al menos una vez cada 15 días (entre 2 y 29 al mes). 
• C: baja rotación. Se venden poco, entre 1 y 15 unidades al año o cada 6 meses según el tipo de farmacia.
• D: rotación nula. Menos de una venta al año.

Partiendo de esto se recomienda:

• Productos A: el stock mínimo debe cubrir por si acaso el doble del plazo de entrega del proveedor. Si tarda 1 día y vendo hasta 4 unidades diarias, pues 8. El máximo depende de las condiciones de compra, de tu espacio, la caducidad, etc. 
• Productos B: el stock mínimo sería el tiempo en días que tardan en traer el pedido más 1 unidad. Es decir, si vendo 15 unidades al mes de un colirio y tardan 2 días en traérmelo, pues 3 (2+1). El máximo sería el doble de este mínimo (6).
• Productos C, por ejemplo una marca de anticonceptivo oral que solo te piden un par de usuarias cada 2 meses. Lo normal es poner stock mínimo 0 y máximo 1.
• Productos D a priori solo se piden si lo solicita el cliente. No se tienen en la farmacia (stocks a 0) salvo que cumplan alguna función estratégica o que por ley se exijan unas existencias mínimas (como pasa con estupefacientes).

2 reglas simples para mantener un stock mínimo ideal

Hay otra forma muy fácil de calcular stocks mínimos.

Si es un pedido diario a mayorista, que normalmente te lo traen a las horas o a la mañana siguiente, mira los últimos 6 meses de tu histórico de ventas. ¿Cuál ha sido la máxima cantidad diaria de producto que has vendido? 

Supón que de un antihipertensivo lo más que has dispensado en un día han sido 3 unidades. Ese debe ser entonces el stock mínimo para asegurarte de que no das falta.

Si es un pedido directo a laboratorio, que tarda más y son más grandes, analiza cuánto es lo más que has vendido en 1 mes y divide entre dos.

Por ejemplo, en los últimos 6 meses el mes con más ventas de unas vitaminas fueron 20 unidades. Con un stock mínimo de 10 cubrirías la demanda hasta la próxima entrega en la mayoría de casos y sin sobrecargar tu almacén.

Son dos reglas o fórmulas que en general funcionan bien, pero como te decimos cada farmacia es un mundo. Ante la duda asesórate con profesionales.

4 errores comunes al gestionar stocks máximos y mínimos

#1 Confiar demasiado en tu intuición 

Las suposiciones pueden darte malas sorpresas.

Si estableces los máximos y mínimos sin saber exactamente cuánto vendes de cada producto y cuáles son las necesidades reales de tu clientela habitual, te encontrarás con más faltas, sobrantes y stocks parados de los que te gustaría.

Por tanto:

• Cimenta tus decisiones en datos objetivos. Si un proveedor te ofrece una bonificación jugosa por pedir muchas unidades, debes tener la seguridad de que podrás darlas salida y no sobreestocarte (perderías la ventaja comercial). 
• Analiza tu histórico de dispensaciones y ventas. Herramientas de IA y tu propio software de la farmacia pueden ayudarte a detectar patrones.
• Realiza una gestión por categorías, ya que cada una tiene características específicas.

#2 No monitorizar la evolución del stock y las ventas

Los productos sufren variaciones en la demanda.

Tú haces un estudio inicial y determinas que los stocks máximos y mínimos óptimos para tu farmacia son tal y tal. Perfecto. 

¿Pero qué ocurre?

Que te puedes encontrar con que un stock máximo de 8 hoy es adecuado y mañana con eso te estás sobrestocando y sufres problemas de liquidez. Por la entrada de un genérico que ha desplazado a la marca, porque se ha lanzado una nueva fórmula, etc.

O tal vez las condiciones de compra ya no te son tan favorables.

Quizás tienes unos pañales para adultos a stock mínimo 2 porque te los piden cada mes unos señores mayores. Pero fallecen, se mudan, ingresan en una residencia… y ahora deberías poner el mínimo a 0 para no tener unidades apalancadas.

Es esencial hacer un seguimiento de las existencias, familia a familia, para ir haciendo los ajustes pertinentes. Cada semana o al menos cada mes para ver:

• qué está aumentando y qué disminuyendo;
• qué excedente hay o qué está inmovilizado;
• qué faltas has dado.

Fundamental también realizar un buen control de caducidades.

#3 No controlar el stock físico real de tu farmacia

¿Cuántas veces te ha marcado tu software que tienes un producto pero al ir a por él resulta que no es así?

¿O te ha puesto que tienes unidades negativas?

Estas discrepancias en el stock pueden deberse a errores al dispensar, devoluciones mal registradas, robos, extravíos, etc. Y el impacto es claro: no puedes fiarte del programa y tus máximos y mínimos dejan de tener sentido.

Por ello es crucial hacer inventarios periódicos. Idealmente uno o dos completos cada año, uno rotativo semanal centrado en categorías concretas y uno permanente en cada recepción de pedido.

Sobre esto mira 9 errores frecuentes en los inventarios y cómo prevenirlos.

#4 No dominar las hojas de cálculo

En una farmacia hay miles de referencias.

Eso significa que o sabes manejarte con los datos o es un quebradero de cabeza constante del que encima vas a sacar poco jugo. 

Las hojas de cálculo tienen muchas funciones para agilizar y hacer más precisos los análisis: tablas dinámicas, gráficos, macros, automatizaciones con IA… Dominarlas es clave para hacer un buen ajuste de stocks máximos y mínimos.

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Sobre la gestión de stock para ampliar:

• COFM Servicios 31, Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid. Gestión de stock en farmacia para obtener más rentabilidad [Internet]. COFMS31; 2022 [citado 20 may 2025]. Fuente.
• Mud S, Mud F, Castelló MD, Mud F, Martínez J. Aplicación del método ABC en la gestión del stock de una farmacia comunitaria. Rev. O.F.I.L. 2016, 26;1. Fuente.
• De Anca A. Cómo alcanzar una gestión óptima en una Oficina de Farmacia. CT. 2014; 6:71-98. Fuente (al clicar se descarga un PDF).
• González I, Estrada G. Podcast La Diferencia Está En La Dosis [Internet]. Episodio Gestión eficaz en la farmacia. 2025 [citado 20 may 2025]. Fuente.
• IM Farmacias. Serie de vídeos IM Meetings [Internet]. Episodio Consejos para una gestión de stocks y compras exitosa en farmacia. 2022 [citado 20 may 2025]. Fuente.

MDIG-1-000171-2025