Qué son los sistemas FIFO y FEFO y en qué se diferencian
Un mal control del inventario es veneno para la farmacia.
Merma la rentabilidad, empeora el servicio y daña la imagen. Por productos vencidos, estropeados o que quedan obsoletos porque cambia la demanda, salen versiones nuevas u otras razones. Como sea, existencias muertas que ya no hay quien venda.
FIFO y FEFO son 2 sistemas de gestión de stock que ayudan a prevenir todo esto.
Son casi como mantras:
- FIFO = lo primero que entra, lo primero que sale (First In, First Out). Si tienes 3 unidades que han entrado lunes, martes y jueves, sacas primero la del lunes.
- FEFO = lo primero que caduca, lo primero que sale (First Expired, First Out). Si una unidad vence el 10/2027 y la otra el 07/2027, sacas primero la del 07.
Como ves, la diferencia está en el criterio de salida. ¿A qué se le da prioridad? A lo más antiguo (FIFO) o a lo que está más próximo a vencer (FEFO).
Date cuenta que no tiene por qué coincidir una cosa con la otra.
Hay un tercer sistema: LIFO. Significa que lo último que entra es lo primero que sale (Last In, First Out). Suele usarse para existencias no perecederas o que no pierden valor con el tiempo y que no es eficiente andar moviéndolas.
Por ejemplo materiales de construcción.
En una botica no es conveniente prácticamente nunca. Se usan FIFO y FEFO, que además son paralelos a otros métodos de gestión habituales como la clasificación ABCD (muy útil para fijar stocks máximos y mínimos).
Los 7 beneficios de aplicar FIFO y FEFO en la farmacia
Los sistemas FIFO y FEFO son un triple B para el almacén de la farmacia.
Buenos, bonitos, baratos.
En conjunto tienen diversos beneficios:
- Evitas productos vencidos, deteriorados y obsoletos. Mantienes una rotación saludable y reduces el capital inmovilizado. Más si fomentas las salidas con consejo farmacéutico, promociones, etc.
- Mejoras la calidad y seguridad de tu servicio. Estos métodos facilitan tener el stock en perfecto estado. Das buena imagen, satisfaces al usuario y es mucho menos probable que se te cuele un envase caducado al dispensar.
- Menos pérdidas económicas, más rentabilidad. Casi duele físicamente. Pedido costoso que al final por X o por Y tienes que tragártelo. FIFO y FEFO no son lo único necesario para prevenirlo, pero sin duda ayudan.
- Apoyo a la sostenibilidad al evitar desperdicios. El impacto no es solo económico, también ambiental y social, algo que cada vez se valora más.
- Optimizas espacio y flujo de trabajo. Organizar el inventario de la farmacia según estos sistemas implica poner orden. Orden que se traduce en reponer más rápido, encontrar antes los artículos, etc.
- Ganas eficiencia operativa y tranquilidad. No solo por lo anterior. Mayor control de caducidades = menos tiempo dedicado a gestionar devoluciones y menos preocupación por ver cómo perder lo mínimo posible.
- Cumplimiento normativo y trazabilidad. Estos métodos ayudan a cumplir las exigencias de las inspecciones sanitarias. Y si hay alguna alerta o retirada de lotes, es más fácil localizarlos. Más si tienes todo controlado en un ERP o Excel.
Todo esto, sumado a que son fáciles de implementar, hace que FIFO y FEFO sean un pilar básico para muchas farmacias.
Y a título personal te diremos que son útiles incluso en lo cotidiano. Si te sienta fatal tirar comida porque se ha estropeado…
Cómo implementar con éxito FIFO y FEFO en la farmacia
Organización física del almacén y capacitación
Aplicar los sistemas FIFO y FEFO en la farmacia es bastante sencillo.
Al recepcionar pedidos, ya sean de reposición diaria, transfer o directos a laboratorio:
- FIFO => nuevos lotes o unidades que recibas los colocas detrás de los que ya tenías. Los más antiguos deben quedar delante para que se saquen primero.
- FEFO => compruebas caducidades. Si los nuevos lotes o unidades vencen más tarde, los pones detrás. Si vencen antes, los pones delante.
Esto en cajoneras, neveras, lineales, estantes, almacén, etc.
Esencial que todo el equipo esté formado para ir a una. No solo deben conocer los criterios al reponer o dispensar, sino entender su porqué. Interiorizarlo. Su constancia e implicación es imprescindible para que estos métodos funcionen a largo plazo.
Lo ideal: diseña un PNT. Un documento que describa de forma clara cómo colocar todo, cómo gestionar las caducidades y cómo manejar incidencias.
Otras recomendaciones:
- Productos con prioridad de salida deben cogerse casi por inercia. Colócalos de modo que durante las prisas del día a día la mano vaya sola a ellos. Que no haya dudas de que es eso lo que debe salir antes.
- Pon gomas a todo lo que caduque en el año presente. Así todos lo podréis identificar fácilmente y sabréis que hay que sacarlo. Si son cajas de un pedido grande, pégalas una etiqueta, un pósit o algo similar.
- Valora invertir en un robot de almacenamiento. Los hay que integran estos sistemas con automatismos inteligentes. Mejoran mucho el control del stock y reducen errores humanos. Puede merecer la pena según tu tipo de farmacia.
Mantener las cajoneras ordenadas es clave para facilitar que todo el personal coja antes los envases más antiguos (FIFO) o próximos a vencer (FEFO)
¿A qué sistema doy prioridad? 2 reglas básicas
FIFO y FEFO siguen 2 criterios que no tienen por qué coincidir.
Es decir, el último envase que te llega de una referencia puede ser el que caduque antes en tu stock. Según FIFO tendría que salir el último y según FEFO el primero.
Priorizar un sistema u otro en tu farmacia depende de qué sea.
Te damos 2 reglas orientativas. Casos concretos estúdialo.
Por un lado, artículos en los que la fecha de vencimiento afecte a la seguridad, eficacia o calidad aplica primero FEFO y después FIFO.
Esto incluye a grandes rasgos:
- Medicamentos por supuesto. Con receta, publicitarios, fórmulas magistrales, vacunas, a base de plantas, etc.
- Productos sanitarios con caducidad. Tests de embarazo, tiras reactivas, preservativos, apósitos estériles, etc.
- Cosmética e higiene con PAO o fecha de uso preferente.
- Leches infantiles y alimentación especial.
- Complementos alimenticios.
Supón que tienes 5 unidades de un jarabe. Dos te caducan el 08/2027 y tres el 05/2027. A estas últimas tres las darías prioridad de salida (FEFO). Si te han llegado en pedidos distintos, sacas antes las que hayas recibido primero (FIFO).
Por otro lado, artículos sin caducidad o con estabilidad indefinida, donde el riesgo no es sanitario sino económico o de espacio, con FIFO basta.
Así además favorecerás la rotación incluso de aquellas referencias que menos salen. Evitarás que se deterioren o queden obsoletas por llevar almacenadas mucho tiempo.
Por ejemplo:
- Ortopedia: muñequeras, fajas, plantillas, bastones, sillas de ruedas, etc.
- Cepillos de dientes, tensiómetros, gafas, etc.
- Merchandising.
Control preciso del stock
Dos puntos importantísimos.
Uno: FIFO y FEFO no sustituyen buenas prácticas de gestión de inventario. Si por ejemplo compras por impulso y no te ajustas a la demanda real que hay en tu farmacia, da igual que uses estos sistemas. Te va a sobrar y vencer producto.
Dos: dominar las hojas de cálculo es muy útil. Para mantener a raya las caducidades, para optimizar los pedidos, etc. Es un software que permite agilizar mucho el análisis de datos y controlar todo de manera más precisa.
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Bibliografía recomendada sobre los sistemas FIFO y FEFO y la gestión del stock:
- Flamarique S. Métodos de almacenamiento y gestión de las existencias. 1ª ed. Barcelona: Marge Books; 2018. Fuente.
- De Anca A. Cómo alcanzar una gestión óptima en una Oficina de Farmacia. CT. 2014; 6:71-98. Fuente (al clicar se descarga un PDF).
- Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España. Adquisición, almacenamiento, custodia y conservación de medicamentos y productos sanitarios [Internet]. CGCF; 2016 [citado 25 oct 2025]. Fuente.
- Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España. Gestión de residuos de medicamentos, caducidades y devoluciones desde la Farmacia Comunitaria [Internet]. CGCF; 2016 [citado 25 oct 2025]. Fuente.
ES-MTC-2511-00001
