Qué es el método PEPS y para qué sirve en farmacia
Te habrá pasado alguna vez.
Un día haciendo inventario descubres que tienes productos en el lineal o el cajón que por lo que sea no han salido y se han deteriorado. Tienen polvo, alguna esquina del envase doblada, han perdido color…
Quizá están bien, pero hay nuevas fórmulas o cambios en el mercado que los han dejado desfasados. O los precios han bajado y no puedes hacer más que asumirlo.
Agujeros por donde la farmacia gotea rentabilidad.
PEPS es un sistema de gestión de stock que evita que esto te ocurra. Las siglas significan Primero en Entrar, Primero en Salir. También se le conoce como FIFO por su traducción al inglés: First In, First Out.
La idea es simple: dispensar o vender antes las unidades más antiguas. Usuario me pide una referencia de la que tengo 3 cajas. Una me la trajo ayer el mayorista y las otras dos son de la semana pasada. ¿Cuál le saco? Una de la semana pasada.
Cuidado porque hay un matiz importantísimo que ahora te explicamos.
¿Qué beneficios tiene este método para una farmacia?
- Optimiza la rotación y el orden en el inventario y reduce el capital inmovilizado.
- Minimiza desperdicios al prevenir productos vencidos, dañados u obsoletos.
- Aumenta la rentabilidad al disminuir pérdidas y sobrecostes de almacenaje.
- Favorece la disponibilidad y buen estado del stock, mejorando el servicio.
- Ayuda al control y a la trazabilidad ante incidencias o alertas sanitarias.
- Facilita el cumplimiento normativo y de las exigencias de las inspecciones.
En definitiva, mejora la eficiencia operativa.
Aplicación del método PEPS en la farmacia: paso a paso
#1 Define si es criterio primario o secundario
El matiz.
Productos que te llegan en el pedido más reciente suelen ser también los que tienen una fecha de caducidad más lejana, pero no tiene por qué.
Supón que te entra un envase de un multivitamínico que vence el 12/2027. En stock tienes otro que lo hace el 02/2028. Si aquí aplicaras PEPS, sacarías antes el antiguo (el del 02/2028). El nuevo, que caduca más pronto, lo dejarías almacenado.
¿Qué ocurre si no sale rápido y pasa el tiempo?
Riesgo de que te termine venciendo o de que al venderlo el cliente se queje de que le queda poco para ello.
Por una cuestión de calidad, seguridad y eficacia, además de economía, en la farmacia hay que dar siempre prioridad de salida a lo que tenga caducidad más cercana. El sistema FEFO: First Expired, First Out. Lo primero que caduca, lo primero que sale.
¿Dos unidades te vencen en la misma fecha? Ya entonces aplicas PEPS.
Puede haber casos particulares, pero como regla general:
- Si tiene caducidad => FEFO primero, PEPS después. Medicamentos, complementos alimenticios, dermo, leches infantiles, etc.
- Si no tiene caducidad => PEPS. Fajas, plantillas, cepillos de dientes, bastones, gafas, etc.
Si quieres saber más, mira nuestro artículo “Sistemas FIFO y FEFO en farmacia: diferencias y cómo aplicarlos con éxito”.
#2 Implementa desde la recepción de pedidos
Ya tienes claras las prioridades.
Centrándonos otra vez en el método PEPS (hayas aplicado antes o no FEFO), lo siguiente es colocar las unidades nuevas que te lleguen detrás de las antiguas.
Detrás, arriba, abajo, en el almacén si es una caja entera… Lo que tú consideres mejor en función del producto, del tipo de pedido, del espacio que tengas, etc.
El objetivo es ir sacando primero lo que lleva más tiempo en el stock. Igual cuando prepares envíos para clientes de tu ecommerce (si tienes).
Así evitarás que las existencias se te estropeen, caduquen o queden obsoletas.
Consejo: lo que tiene prioridad de salida debe ser lo más accesible e intuitivo de coger. Es decir, que incluso con las prisas diarias, por ejemplo en horas punta, el personal casi sin pensar sepa que tiene que vender o dispensar esas unidades.
#3 Observa y resuelve incidencias
El método PEPS es simple, pero no está exento de fallos:
- Puede haber errores humanos. Que al recepcionar pedidos se entremezclen unidades antiguas con nuevas sin querer, que no se respeten las posiciones en los lineales de la farmacia, que se entregue al usuario lo que no toca…
- Falta de homogeneidad entre el personal. Hay que poner “detrás de”. ¿Detrás suponiendo que mire el cajón de lado o de frente? Parece una tontería, pero si no hay un estándar cada uno puede interpretarlo a su manera.
Todo esto hace que el sistema pierda efectividad.
Por eso es crucial realizar un seguimiento y revisión periódica además de aplicar las recomendaciones que ahora te decimos.
Así podrás ir viendo si por ejemplo cierta disposición de productos genera más o menos equivocaciones. O si un expositor es poco práctico en este sentido y se pierde demasiado tiempo en poner las nuevas unidades detrás de las antiguas.
Cómo lograr la máxima eficiencia con el método PEPS
De la teoría a la práctica hay un trecho.
Recomendaciones para que el método PEPS te vaya bien en la farmacia y te permita realmente ser más eficiente:
- Forma y responsabiliza al equipo. Explícales cómo funciona y asegúrate de que también comprendan su importancia. Concienciar fomenta la implicación.
- Inclúyelo dentro de tus PNT. Protocolización = armonía. No des pie a malas interpretaciones sobre cómo colocar los productos y en qué orden sacarlos.
- Considera un robot de almacenamiento. Algunos integran los sistemas PEPS y FEFO de forma inteligente. Agilizan mucho la organización de las existencias.
- Aplica una buena gestión del stock. Este método por sí solo no soluciona problemas de raíz como no saber ajustar las compras y estocarse en exceso.
Respecto a esto último.
Con hojas de cálculo te será mucho más sencillo controlar tu inventario. Son una herramienta básica para manejar y analizar datos con precisión. Ventas, márgenes, rotación, caducidades, previsión de demanda, condiciones de proveedores, etc.
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Bibliografía sobre el método PEPS y la gestión de stock:
- Flamarique S. Métodos de almacenamiento y gestión de las existencias. 1ª ed. Barcelona: Marge Books; 2018. Fuente.
- De Anca A. Cómo alcanzar una gestión óptima en una Oficina de Farmacia. CT. 2014; 6:71-98. Fuente (al clicar se descarga un PDF).
- Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España. Adquisición, almacenamiento, custodia y conservación de medicamentos y productos sanitarios [Internet]. CGCF; 2016 [citado 4 nov 2025]. Fuente.
ES-MTC-2511-00002
