Lean, el método de gestión eficiente japonés: qué es y cómo aplicarlo con éxito en tu farmacia

Qué es la metodología Lean y para qué sirve en la farmacia

Conceptos clave y los 7 desperdicios

La base es muy simple, fíjate.

Lean es un modelo o más bien una filosofía de gestión que se centra en 2 premisas:

• Maximizar el valor. Es decir, las actividades que contribuyen a dar un producto o servicio que el cliente valora (o el paciente en el caso de una farmacia) en el instante, cantidad y calidad que desea.
• Eliminar desperdicios: todo lo que no añade valor y que de algún modo terminando dañando el rendimiento de la empresa. La idea es suprimirlos para optimizar procesos, reducir sobrecostes y aumentar la eficiencia.

En resumen, hacer más con menos. 

Es un concepto muy asociado al de Kaizen, término japonés que significa “mejora continua”. Toda la organización (desde dirección a empleados) debe aplicar pequeñas mejoras diarias para lograr una evolución gradual constante.

Respecto a los desperdicios, en Lean se distinguen 7 tipos:

• Inventario. Tener más materiales, recursos o productos de los que se requieren. Genera problemas de espacio y capital inmovilizado.
• Personas en espera. Están paradas o inactivas porque están esperando a otras personas, equipos o información. Es tiempo perdido.
• Sobreproducción. Producir más de lo que hace falta o antes de lo necesario para la siguiente tarea.
• Sobreprocesamiento. Complicar los procesos con pasos de más que no añaden ningún tipo de valor.
• Movimiento. Desplazamientos inútiles o muy largos de las personas en el trabajo por espacios mal diseñados, desorganizados o poco ergonómicos.
• Transporte de materiales. Circulación de estos que podría ahorrarse y que al final solo aumenta el riesgo de daños.
• Defectos. Procesos, productos o servicios defectuosos que causan costes extra para corregirlos y/o disgustan al cliente.

Ahora veremos ejemplos concretos aplicados a la botica.

Cómo beneficia a la farmacia

Conoces Toyota, ¿no? La fabricante nipona de automóviles.

La metodología Lean nace ahí a mediados del siglo XX. Japón venía de ser derrotada en la Segunda Guerra Mundial. El país tenía pocos recursos y las empresas buscaban modos eficientes de gestionar para prosperar.

Este sistema fue (y es) tan exitoso que se ha ido expandiendo a otros sectores.

En el ámbito sanitario lleva años aplicándose. Por ejemplo en hospitales para reducir listas de espera, acortar las estancias, mejorar la atención al paciente, etc.

A la farmacia comunitaria como era lógico también ha llegado.

Y tiene varios beneficios:

• Mejora la satisfacción de los usuarios. Atiendes mejor sus demandas, disminuyes las esperas en el mostrador y potencias tu calidad asistencial. Esto te ayuda a fidelizar y te puede dar una ventaja competitiva brutal.
• Mayor seguridad del paciente. Al simplificar tus procesos disminuyes el riesgo de errores que puedan terminar causándole un daño.
• Reduce el estrés del equipo. Sobre todo cuando eliminas tareas repetitivas o tediosas innecesarias. El personal hace más en menos tiempo y se centra en lo que es más relevante. Eso incluso les motiva y les lleva a implicarse.
• Aumenta tu eficiencia y rentabilidad. Quitas u optimizas acciones que afectan a tu rendimiento o que de una manera u otra suben tus costes. A nivel de stock, de las compras, de las ventas, etc.
• Respondes más rápido a los cambios del sector. Variaciones en los precios, tendencias que vienen y van, competidores emergentes… Aplicando Lean eres más eficiente, por lo que es más fácil adaptarte a estas vicisitudes.

Cómo aplicar Lean en la farmacia paso a paso

Este método sigue 5 principios para su implementación:

1. Identificar el valor.
2. Mapear el flujo de valor. 
3. Crear un flujo continuo. 
4. Implementar un sistema pull. 
5. Buscar la perfección. 

Vamos viendo cada uno si te parece.

#1 Identifica el valor

¿Qué es “valor” en el contexto de una farmacia?

En Lean podríamos definirlo como todo aquello que mejora la salud, bienestar o experiencia del usuario. Por lo que está dispuesto a pagar. También lo que sirve de apoyo para que ese valor se entregue como debe.

Por ejemplo:

• Servicios farmacéuticos de calidad: dispensación, SPD, formulación…
• Productos que dan buenos resultados y son seguros.
• Entrega en menos de 24 horas en compras online.
• Personal empático, amable y con conocimientos.
• Dedicar el tiempo suficiente en cada consulta.
• Disponibilidad de catálogo en el momento.
• Ofrecer intimidad para ciertos temas.
• Espacio amplio, ordenado y limpio.
• Atención sin colas ni esperas.

Por tanto, el primer paso es estudiar las necesidades y expectativas de tu clientela para descubrir qué valora y qué espera recibir por parte tuya. 

Así sabrás en qué actividades debes centrarte.

Haz encuestas, pregunta en el mostrador, analiza datos de marketing, etc. 

#2 Mapea el flujo de valor

Ya sabes qué es valioso para el usuario.

Lo segundo en Lean es representar de forma visual la sucesión de etapas que sigues para entregar ese valor.

Por ejemplo, ¿qué ocurre desde que alguien te pide una medicación hasta que se la dispensas? Le pasas la tarjeta, miras el stock, vas a por el envase… ¿Cuánto tardas en cada paso? 

Antes de eso, ¿cómo estás haciendo los pedidos?

Igual en digital. ¿Cómo estás creando el contenido para redes?

El punto está en definir tus procesos para sacar a la luz los desperdicios y poder diseñar un plan de acción que los resuelva.

Por ejemplo (entre paréntesis el tipo de desperdicio):

• Stock parado o utillaje que apena se usa (inventario).
• Un ordenador lento que para todo tarda una eternidad o tiempos muertos excesivos por falta de responsabilidades claras (personas en espera).
• Sobrestock por comprar más de lo que se vende (sobreproducción).
• Cajoneras mal organizadas que obligan a revisar mucho lo que se coge. O usar Excel “a lo bruto” sin atajos (sobreprocesamiento). 
• Almacén caótico: se hacen varios viajes para reponer productos (movimiento).
• No hay un lugar específico para que el repartidor deje las cubetas y se andan moviendo de aquí para allá (transporte de materiales).
• Pedidos online mal preparados que hay que rehacer (defectos).

Para esto en Lean se fomenta ir al gemba, otro término japonés que se refiere al lugar de trabajo donde se crea valor (“el sitio donde suceden las cosas”).

Aquí sería la farmacia y otras áreas donde realices tareas operativas.

Todo proceso que no hagas tú ve a verlo in situ para comprender qué problemas hay y cómo podrían resolverse. Pregunta a tu equipo, escúchales y observa. 

Ellos están en el barro. Te sabrán decir mejor que nadie.

#3 Crea un flujo continuo

Continuamos. 

El tercer principio Lean es optimizar los procesos que has mapeado de modo que el trabajo y la experiencia del usuario sean fluidos. Sin retrasos, sin cuellos de botella, sin interrupciones.

Para ello debes definir soluciones que puedas integrar en la rutina de la farmacia.

Por ejemplo:

• Automatizar tareas o eliminar aquellas que en realidad no aportan valor para ganar tiempo y dedicarlo a temas prioritarios.
• Realizar una gestión por categorías, designando responsables para aumentar el rendimiento y la rentabilidad de cada una de ellas.
• Usar sistemas visuales (etiquetas, códigos de colores…) para recepcionar pedidos o localizar envases más rápido.
• Invertir en un locker de Click and Collect para mejorar la experiencia de compra y reducir las colas.
• Diseñar plantillas para las publicaciones que subes a Instagram y así acelerar el proceso de creación.
• Configurar alertas en Excel para controlar las caducidades y fijar avisos de devolución para que no se pasen los plazos.
• Cambiar la disposición del mobiliario o mover objetos para que todo esté más a mano.

El objetivo es quitar o minimizar cada desperdicio que has identificado para que todo en la farmacia se desarrolle con fluidez

Hay herramientas muy usadas en Lean que pueden servirte.

Está el método 5S para tener un espacio de trabajo limpio, seguro y eficiente:

• Separa (Seiri). Quita todo lo que sobre. Cajas, soportes, folios, folletos, regalos… Solo deben estar los materiales y equipos que sean esenciales.
• Organiza (Seiton). Ordena lo que has dejado de forma lógica para que sea localizable, accesible y fácil de usar. Considera cuánto lo usas, dimensiones, etc.
• Limpia (Seiso). Haz limpieza y verifica que todo funcione bien. Los ordenadores, la balanza, las cajoneras abren con suavidad, etc.
• Estandariza (Seiketsu). Crea reglas, protocolos y procedimientos claros para asegurar que las tres primeras S se mantienen.
• Sostén (Shitsuke). Sigue con constancia esos estándares y realiza revisiones con regularidad para que perduren los beneficios. Todos deben implicarse.

Luego tienes el Poka Yoke (“a prueba de errores”).

Este se basa en crear procesos robustos, seguros y sostenibles que eviten fallos humanos. Que hagan que sea difícil equivocarse. O que permitan tomar medidas antes de que haya consecuencias en la calidad, eficiencia o seguridad.

Son 4 pasos:

1. Identifica el error que está sucediendo con frecuencia. Ejemplo: salen varias referencias con stock negativo en el software.
2. Estudia la causa raíz, con foco en los procesos y no en buscar culpables. ¿No se meten bien los pedidos? ¿Qué está contribuyendo a ello?
3. Define la solución más práctica, simple y adecuada para prevenir el error o para detectarlo de manera precoz y atajarlo antes de que cause impacto.
4. Prueba esa solución. Si funciona, forma e informa al personal para que todos pongan de su parte.

Por último, puedes elaborar un diagrama de espagueti. Un esquema con los movimientos que hacéis en la farmacia para cada tarea, los que hace el transportista, los usuarios, etc. Así verás cómo reducir desplazamientos y ahorrar tiempo.

#4 Implementa un sistema pull

¿Un sistema pull?

Según la metodología Lean, es producir en función de lo que demanda el cliente. Tener la cantidad justa que necesita en el momento que lo requiere. 

Para esto en la farmacia hay que fijar stocks máximos y mínimos correctamente.

Es algo básico para evitar dar faltas, protegerte de imprevistos y cubrir la demanda de tu clientela sin generar sobrante.

Revisa el artículo que te hemos enlazado para más info.

#5 Busca la perfección

El concepto de Kaizen (mejora continua) que te contábamos al principio.

Tras implementar tu plan de acción Lean, tienes que monitorizar los resultados e ir ajustando lo que haga falta. Así irás perfeccionando los procesos y aumentando cada vez más la eficiencia de la farmacia. 

Importante:

• Define indicadores de rendimiento. Unos u otros según los problemas que estés atacando y las metas que te hayas planteado.
• Visita el gemba de forma periódica. Aprovecha y haz comentarios constructivos, reconoce esfuerzos y refuerza relaciones.
• Colaboración activa de todos, desde el titular hasta el auxiliar. Dales autonomía para que encuentren soluciones a sus dificultades diarias.
• Planifica reuniones breves cada semana para proponer mejoras en conjunto. Debéis de funcionar como un grupo para lograr una evolución. 

Recomendaciones y 1 recurso para hacer Lean en tu farmacia

Como todo, el método Lean tiene sus dificultades.

Por ejemplo, debe implicarse toda la farmacia. Si el equipo no se adapta a la nueva mentalidad, los resultados van a ser mucho más pobres.

Si por otra parte tú tampoco te preocupas de aportar una visión clara y de crear un plan sostenible, mal asunto.

Para implementar este sistema con éxito:

• Instruye al personal en Lean. En qué consiste, cómo funciona, por qué les interesa (menos agobios y estrés, trabajas con más comodidad…), etc.
• Busca soluciones viables. No tienes por qué invertir dinero. Muchas veces puedes hacer más con lo que tienes. Reajustando tareas, estandarizando y optimizando la manera de gestionar puedes conseguir grandes beneficios.
• Empieza pequeño: elige un área concreta para mejorar. No intentes aplicar Lean de golpe en toda la farmacia. Se te hará un mundo. Escoge un proceso crítico como la recepción de pedidos y ve escalando poco a poco. 
• Supervisa el gemba de forma sistemática. Establece qué áreas y actividades vas a observar, en qué orden, cada cuánto tiempo y quién se encarga si no eres tú. Haz una checklist con lo que haya que evaluar.
• Familiarízate con las hojas de cálculo para agilizar el manejo de datos. Para analizar ventas, ajustar stocks, medir el impacto de los cambios, etc.

Respecto a esto último.

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Más información

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Sobre Lean tienes mucha bibliografía:

• Pérez A. Lean management: metodología, orígenes y principios [Internet]. OBS Business School; 2018 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Kaizen Institute. Definición y ventajas del Lean Management [Internet]. 2024 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Lean Institute. Una breve historia de Lean [Internet]. 2023 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Jones D, Mitchell A. Lean Thinking en el sector Sanitario [Internet]. Informe del NHS UK adaptado por Martin C y de Caso J [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Westwood N, James-Moore M, Cooke M. Going lean in the NHS [Internet]. NHS, Institute for Innovation and Improvement, The University of Warwick; 2007 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Kaizen Institute. El Significado de Gemba: El Corazón del Lean Management [Internet]. 2024 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Kanban Tool. ¿Qué son las 5S en Lean? [Internet]. [Citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Kaizen Institute. Dominar Kaizen y Lean Management para la excelencia operacional [Internet]. 2024 [citado 29 ago 2025]. Fuente.
• Miro. Diagrama de espagueti [Internet]. 2025 [citado 29 ago 2025]. Fuente.

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