Control de caducidades en oficina de farmacia: 5 usos poco conocidos de Excel

Medicamentos, parafarmacia, fórmulas magistrales… Controlar las caducidades en una oficina de farmacia es esencial. Muchos lo hacen revisando listados con cierta frecuencia, pero pocos saben que con Excel puedes facilitar y sacar mucho más jugo a esta gestión. ¿Conoces estos 5 usos?

Cómo afecta un mal control de caducidades en la farmacia

A veces es inevitable que se “cuele” algún producto.

El problema es cuando esto pasa de ser algo muy puntual a algo más habitual.

Comprometes la seguridad y satisfacción del usuario

Cuidado aquí.

Si le entregas al cliente o paciente un producto caducado por error, puede ocurrir que:

• Le cause una reacción adversa o no deseada. Por ejemplo una crema que se haya estropeado puede producir irritaciones. O fármacos de estrecho margen terapéutico, que pueden tener consecuencias más severas.
• No le haga suficiente efecto. Un medicamento fuera de fecha puede perder eficacia. Si es para un paciente crónico, puede llegar a sufrir un repunte. O imagina un protector solar que ya no protege de la radiación UV…
• Se dé cuenta y vaya a quejarse (con razón). Si le has dado algo a punto de vencer, también puede venir a reclamarte. Un momento muy incómodo tras el cual es probable que no le vuelvas a ver en tu farmacia.

Para evitar todo esto, al recepcionar pedidos:

• Coloca lo de mayor fecha detrás y lo más próximo a caducar delante para sacarlo antes. Ten en cuenta que lo nuevo que te entre no siempre tiene por qué ser lo que tenga el periodo más amplio de validez.
• Comprueba la caducidad de cada artículo para no quedarte con algo vencido o que le quede muy poco para ello. En el programa que uses deja anotada la fecha de vencimiento más cercana.

Aparte es aconsejable:

• Hacer revisiones mensuales para tener todo en orden. Hay quienes identifican los envases que caducan pronto con una goma de color o un pósit.
• En la dispensación verificar una última vez. Si algo va a vencer a corto plazo, advierte al usuario.

Infracciones legales

Las normativas vigentes son claras.

No debe haber ninguna especialidad farmacéutica caducada para dispensar. Deben estar bien separadas del resto de existencias para prevenir confusiones.

Si te hacen una inspección e incumples, te pueden sancionar.

Como recomendación, aplica un protocolo normalizado de trabajo para asegurar que todos en la farmacia os regís por el mismo proceso de control de caducidades.

Goteas rentabilidad y dañas tu imagen

Por un lado, los productos que te vencen y no puedes dar salida en mayor o menor medida te implican una pérdida económica.

En este sentido, es muy importante que dejes claro con tus proveedores las políticas de devolución de los medicamentos caducados.

Por otra parte, si por los puntos antes mencionados el usuario no queda satisfecho, como es lógico afectará a la reputación de tu farmacia.

Recuerda que un mal boca a boca puede jugar muy en tu contra.

5 usos de Excel para llevar el control de caducidades en la farmacia

Los programas típicos de oficina de farmacia permiten sacar listados con los que controlar las caducidades de medicamentos y resto de stock.

Con Excel puedes exprimir mucho más esta gestión.

#1 Optimizar compras para minimizar el riesgo de vencimiento

¿Tienes sobrestock o producto inmovilizado?

Ambos aumentan la probabilidad de que pierdas dinero por vencimientos.

Si analizas tu histórico de ventas, tendencias, condiciones de proveedores, etc., podrás ajustar mejor tus pedidos para evitar que esto ocurra.

Excel tiene varias funciones para hacerlo con gran precisión.

Entre ellas, las tablas dinámicas son una de las más eficientes a la hora de sacar conclusiones para tus compras.

#2 Configurar alertas automáticas con indicaciones

Excel puede avisarte a diario si hay envases próximos a caducar.

Puedes:

• Ajustar la antelación de la alerta, según el tipo de producto, para que salte cuando queden para la fecha de caducidad 2 meses, 3 o los que consideres.
• Combinar con indicaciones de qué hacer con esa existencia. ¿Agilizar ventas? ¿Hacer promociones? ¿Devolverla?
• Crear advertencias en la recepción de pedidos para rechazar artículos si vienen con un periodo de validez demasiado corto.
• Fijar avisos de devolución en función de los días vencidos para que no se te pasen los plazos.

Todo ello lo puedes personalizar con formatos condicionales para que los mensajes sean llamativos y a nadie del equipo se le escape.

#3 Contrastar los listados de los softwares para hacer un “doble check”

En una hoja de cálculo puedes registrar toda la información de tu stock (lotes, fabricantes, fechas de caducidad…) para poder compararla con los listados que te genera tu programa informático.

De este modo podrás hacer un doble control o verificación para detectar posibles discrepancias o errores.

En algunas farmacias esto lo hacen con un libro físico.

Con Excel agilizas y ahorras tiempo.

#4 Identificar y vigilar fugas de rentabilidad

¿Qué significa esto?

Que Excel te permite crear de forma sencilla gráficos e informes personalizados para controlar qué productos o categorías de tu oficina de farmacia tienen mayor riesgo de caducidad. O cuáles vencen con más frecuencia.

También puedes determinar el porcentaje de tu inventario que son artículos a punto de caducar y su valor.

Con los datos en la mano podrás tomar medidas más eficaces para reducir pérdidas por existencias caducadas y optimizar tu stock.

#5 Mejorar tu servicio de Seguimiento Farmacoterapéutico

Si trabajas este servicio farmacéutico, con Excel puedes:

• Registrar la medicación caducada que traiga el usuario y anotar cuándo lo ha hecho y por qué.
• Facilitar la detección de PRMs ante los que debas darle recomendaciones o asesorarle en el uso responsable del medicamento.
• Crear filtros para ver qué productos dan más fecha. Si el paciente se va de viaje y te lo pide, podrás cubrir su demanda con más eficiencia.

Curso Excel para optimizar la gestión de la oficina de farmacia

Controlar caducidades es solo uno de los muchos usos que tiene Excel para un farmacéutico.

Es una herramienta muy potente de análisis y manejo de datos.

Si quieres mejorar tus habilidades para optimizar tu gestión, en Faes Farma Farmacias dispones de un curso gratis específico para profesionales de la oficina de farmacia.

Incluye 3 niveles formativos que permiten progresar poco a poco, cada uno dividido en varios módulos con prácticas lecciones en vídeo.

Puedes acceder en el botón, previo registro.

Referencias y recursos adicionales

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Y si quieres ampliar información:

• Real Decreto 726/1983, de 17 de marzo, por el que se regula la caducidad y devoluciones de las especialidades farmacéuticas a los laboratorios farmacéuticos. Fuente.
• Consejo General de Colegios Farmacéuticos. ¿Se pueden tomar medicamentos caducados? [Internet]. CGCOF; 2022 [citado el 4 de julio de 2024]. Fuente.
• Del Arco J, Seisdedos N. Almacenamiento, custodia y conservación de productos en la farmacia. Actualización. Farmacia Profesional. 2009; 23(1): 44-47. Fuente.
• Grupo de Trabajo de Buenas Prácticas del Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos. Gestión de residuos de medicamentos, caducidades y devoluciones desde la Farmacia Comunitaria. CGCOF. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria. 2016. Fuente.

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